新卒採用の方は、マイナビを見本に履歴書を書くと思いますが、学歴は間違えやすく下書きをすべきと言われています。履歴書を下書きする際、消しゴムはシワの元になるためパソコンが推奨されます。本記事では、履歴書に下書きは必要なのかという疑問に対して、履歴書を下書きするメリット、ポイントや注意点をお伝えします。

履歴書に下書きは必要なのか

就職活動を始めてする場合、履歴書に下書きは必要なのかと疑問を感じる方は大勢いらっしゃると考えられます。

• 履歴書を下書きする準備に時間を要する
• 下書きを上からなぞって書くと、汚くなるから不安
• 履歴書の下書きをすること自体が面倒だと感じる

このように、履歴書の下書きが不要だと思う理由はいくつか挙げられますが、以下の見出しではなぜ履歴書の下書きをすべきか解説して参ります。

履歴書の下書きを出すメリット

前述の見出しにて、履歴書の下書きをする必要性に疑問を感じる例を挙げましたが、結論としては履歴書の下書きを出すメリットが3つあります。

こちらの見出しでは、履歴書の下書きを出す3つのメリットを解説致しますので、下書きをすべきか迷っている方は是非ご一読ください。

メリット①｜推敲を重ねられる

1つ目のメリットは、履歴書の下書きをすることで推敲を重ねられてより良い履歴書を準備することができるからです。

• 限られた枠内で適切な字数を選ぶことができる
• 文字の大きさを同じサイズにして書くことができる
• 読み手に取って納得しやすい表現や言い回しになる

仮に、下書きをせずに履歴書を書いてしまうと、どうにか書き終えてからもそのまま提出をして良いのか、或いは書き直すべきなのかと迷うことが懸念されます。

しかし、履歴書の下書きを出すことにより上述のようなメリットが期待されるため、自分自身が納得できるベストな履歴書を用意して就職活動に臨むことができます。

メリット②｜間違いを避けられる

2つ目のメリットは、履歴書の準備でよくありがちな間違いを避けられることです。

• 問われている設問に対して、間違った内容を記載してしまう
• 勢いで書くことにより、誤った漢字を記載してしまう
• 考えながら履歴書を書くことで、間違った内容を含んでしまう

このように、履歴書の下書きをせずに最初から本番として正書すると、結果としていくつかの間違いに直面する事態が想定されます。

一方で、履歴書の下書きをしておけば、自分が陥りがちな間違いを避けなければならないという意識が働く上に、書き手と読み手の理解が一致する正しい履歴書を用意できると言えます。

メリット③｜清書がスムーズに進む

3つ目のメリットは、履歴書の清書がスムーズに進むことです。

• 履歴書の各欄において、書くべきことを迷わずに書ける
• 1枚当たりの履歴書を用意する時間が最小限に抑えられる
• 履歴書のサイズに合わせて、適切な表現や文字数を選ぶことができる

例えば、日ごろから履歴書をよく書いていても、見慣れない項目においては何を書くべきか迷ったり、一旦書いてから書き直したいと感じることが想定されます。

面倒くさいと感じていても、履歴書を下書きすることで上述のように履歴書をスムーズに清書することが可能となるため、1度は下書きをしておくことが推奨されます。

履歴書の下書きを書く方法

上述の見出しにて、履歴書の下書きを出すメリットを3つご説明致しましたので、前向きに履歴書の下書きをしてみようと感じて頂けたと思います。

こちらの見出しでは、具体的にどのような方法で履歴書の下書きをすべきかわからない方に対して、3つの方法をお伝えしますので順序に沿って下書きを進めてください。

方法①｜ExcelやWordのフォーマットを用いる

1つ目の方法は、ExcelやWordの履歴書フォーマットが入ったPCを用意することです。

• 紙: 執筆と修正に手間がかかり、下書きに時間を最も要する
• スマホ: 紛失や故障がしやすく、履歴書の下書きデータが失われやすい

履歴書の下書きをする場合、そのツールとしてはPCの他にも紙やスマートフォンが挙げられますが、これらのような理由により避けるべきだと考えられます。

人材業界のパソナやリクルートでは、ExcelやWord形式の履歴書フォーマットを提供しているため、これらのソフトウェアがインストールされたPCにて執筆の準備しましょう。

方法②｜項目ごとに推敲作業を行う

2つ目の方法は、履歴書に掲載された項目ごとに推敲作業を行うことです。

• 年齢や住所といった基本情報
• 学歴や資格
• 学生時代に頑張ったこと
• 自己PRや志望動機

履歴書には、これらのような執筆項目が掲載されており、それらの項目に応じて試し書きと書き直しを繰り返す推敲作業が求められます。

スムーズに書けたと感じていても、読み返すと間違った年度や漢字が含まれていたり、何を伝えたいのかが曖昧な場合もあるので、項目別に数回は取り組むと良いでしょう。

方法③｜履歴書の例と見比べて改善する

3つ目の方法は、就活対策本や就活経験者から提供される履歴書の例と見比べて改善することです。

• 読み手に伝わりやすい表現や説得力のあるエピソードを知ることができる
• 文章を書く際の癖を減らして、誰にでも理解しやすい文章が書ける
• 採用する側の視点に立って、履歴書の優劣を意識した内容となる

このように、自分自身の履歴書のみならず他の人の履歴書を用いて、企業に提出するまでの時間は繰り返し改善に努めることが良いと考えられます。

就職偏差値の高い大手人気企業では、履歴書の倍率が極めて高いので少しでも良い履歴書になるよう、試行錯誤を重ねて改善することが推奨されます。

履歴書の下書きを書く際のポイントと注意点

前述の見出しにて、履歴書の下書きをする際の方法を3つご説明致しましたが、どのようなことに注意して書くべきなのか疑問を感じた方もいらっしゃるかもしれません。

こちらの見出しでは、本記事の締めくくりとして履歴書の下書きを書く際のポイントと注意点をそれぞれ2つずつ解説致しますので、履歴書を準備する際にぜひご活用ください。

履歴書の下書きを書く際のポイント

以下では、履歴書の下書きを書く際のポイントを2つご説明致します。

履歴書を初めて用意する場合、企業の人事採用担当者が何を注意してみているのかや、どのようなタイプの履歴書を用意すべきかがわからないと想定されます。

そのため、履歴書の下書きを書く際には「記載内容の明確さ」と、「指定に沿った複数の履歴書」をポイントとして解説致します。

ポイント①｜最も伝えたいことを意識する

1つ目のポイントは、履歴書の各欄において最も伝えたいことを意識して書くことです。

例えば、学生時代に頑張ったことを書く際、背景から時系列で長々と書いてしまうよりも、何に力を入れて、どのような成果を出したのかを第一文目に書くべきだと言えます。

人事採用担当者は、1枚の履歴書に何分もかけて熟読しているわけではないので、特筆すべきキーワードや要点がはっきり伝わるように、最も伝えたいことを意識して下書きしましょう。

ポイント②｜フォーマットサイズが違うタイプを用意する

2つ目のポイントは、フォーマットサイズが違うタイプの履歴書を用意することです。

企業によっては、PCでExcelやWordファイルを提出することを認めている場合もありますが、中には手書きA4サイズやB5サイズなどの指定があることも考えられます。

下書きをする際には、これらの異なるフォーマットサイズをいくつか用意しておくことで、本番で用いる履歴書を網羅的に準備しておくことができると考えられます。

履歴書の下書きを書く際の注意点

以下では、履歴書の下書きを書く際の注意点を2つご説明致します。

履歴書の下書きは、自分か第三者チェックを依頼する人だけが読むので、いい加減に準備して良いものではなく、本番用として注意すべきだと考えられます。

そこで、「誤字脱字のチェック」と「文章の論理性」をキーワードとして注意点を解説致します。

注意点①｜誤字脱字をチェックする

1つ目の注意点は、繰り返し誤字脱字をチェックすることです。

履歴書を提出した際のNG問題として、間違った漢字が記載されていたり年度の記載が間違っていることが挙げられます。

履歴書を下書きする際には、誤字脱字が含まれていないかを繰り返しチェックする必要性があり、一言一句の意味を考えたり読む順番を変えて確認することが良いと考えられます。

注意点②｜文章の論理性を考える

2つ目の注意点は、履歴書に記載した文章の論理性を考えることです。

前述でご説明した通り、履歴書では人事採用担当者が読みやすく、かつ納得するような内容を書くべきであり、結論を先に述べてから根拠や理由を後に書くことが良いと言えます。

この時、なぜそう言えるのかという「Why so」と、これらの事実からどのような結論が導き出せるのかという「So What」を意識して、論理性を考えと履歴書の質が高まります。

まとめ

本記事では、履歴書は下書きすべきなのかという疑問に対して、履歴書を下書きする3つのメリットをお伝えしました。

また、履歴書を下書きする3つの方法や、書く際のポイント・注意点も解説致しました。

就職活動に向けて、履歴書はできるだけ時間をかけて用意して、納得のいくよう準備を進めてみてはいかがでしょうか。