就活生の中には複数の企業に内定が決まり、内定辞退しなければならない場合も出てくるでしょう。電話で内定辞退を伝える場合は、怒られそうで怖いと思っている方も多いと思います。ここでは、内定辞退を電話でするメリットなどを、内定辞退の例文と共に説明します。

内定辞退の電話を怖いと思う人は多い

内定辞退をすると、企業からの呼び出しを受けたり、とんでもない事態に発展するかもしれないと思う人います。そういった事を想像すると、内定辞退の連絡を告げることが怖くなる人も多いです。

内定辞退の電話ってみんななんて言ってるの…？あー怖い、電話かけるの怖い。それまで優しかった人事の人と話すの怖い。

— みゆ(´∀｀*)@仕事モード (@myute0620) 2016年6月21日

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内定辞退をすることに罪悪感があると、電話をかけるのが怖くなります。確かに、それまで優しかった人が急変すると思うと、電話口でどう伝えればいいのか分からなくなる人も多いです。

電話で内定辞退をするのが怖いと思う4つの理由

電話で内定辞退をするのが怖いと思う理由には、どのようなものがあるでしょう。本見出しでは4つの理由をみていきます。

①電話口で怒られそうだから

内定辞退を電話でしたら、電話口で怒られるのではないかと思っている人も多いです。企業はお金と時間をかけて採用しているのだから、そういった想像をすることは自然なことだと思います。

確かに、企業にとってはせっかく採用した学生に断られるのは避けたい事態です。一人欠員が出ると、新たに人を募集するためにコストがかかるからです。しかし、企業も一定数の学生が内定辞退をすることは想定しているため、電話口で怒られることはまずありません。

②会社などに呼び出されそうだから

会社などに呼び出されそうだから、内定辞退の電話をするのが怖いという人も多いです。確かに、実際に呼び出された事例はいくつかあります。

しかしながら、そういった呼び出しに応じなければならないといった義務はありません。また内定辞退をしたからといって、賠償や罰則があるようなことはほとんどありません。

仮にそのような呼び出しに応じてしまったとしても、とんでもない事態に発展することはまずありません。SNSなどで拡散された場合に、企業イメージが下がることは必至だからです。

③今後あなたの大学から採用しないと言われることが怖いから

採用担当者に内定辞退を伝えたら「今後あなたの大学から採用しない」と言われたことがある人もいるようです。確かに、内定辞退されることは企業にとっては損失ですので、怒って「今後あなたの大学から採用しない」と言う担当者がいる場合もあり得ます。

しかし、本当に今後採用しないかというと、企業側にとっても採用しないメリットは少ないです。ですので、たとえそう言われたとしても、あまり気にする必要はないでしょう。

④損害賠償請求をされるかもしれないから

就活生の中には、内定辞退したら損害賠償を請求されるかもしれない、と思う人も多いでしょう。しかし、内定を辞退したからといって損害賠償を請求されるといったことはあまりありません。

ただし、内定承諾書や誓約書などの書類を交わしている場合は、例外的に損害賠償される可能性はあります。内定辞退だけをもって違法となる可能性は低いですので、内定を辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡したほうが良いです。

実際は電話で内定辞退しても怒られないことが多い

では、内定辞退をしたからといって怒られるかというと、実際は怒られないことのほうが多いです。本見出しではその理由を説明します。

①企業側は内定辞退に慣れている

企業側は毎年多くの人材を採用しています。その中で、内定辞退をする人も多くいます。その一人ひとりに毎年電話口で怒っていたら、きりがありません。ですので、一般的には、企業に内定辞退の電話をしてもすんなりと受け入れてくれます。

②採用人数は内定辞退を想定して多めに採っている

企業も内定辞退されるのは想定内です。企業も学生が内定辞退をすることを想定して、予定採用人数よりも多めに内定を出しています。そのため企業側は、学生が思っている以上に内定辞退を気にしていないことがほとんどです。

入社直前の内定辞退は怒られるケースもある

入社直前に気が変わって内定辞退をする人もいるかと思いますが、その場合は怒られることも覚悟すべきでしょう。入社直前の内定辞退は、まだ選考が続いている夏とは状況が異なります。入社に向けて準備も進めていることからも、入社直前の内定辞退は企業にとって想定外のものとなります。

内定をもらった後に交される内定承諾書や誓約書に法的拘束力はありませんが、企業の損失が大きい場合は、例外的に損害賠償される可能性はあります。ですので、内定を辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡したほうが良いでしょう。

内定辞退を電話ですることのメリット

内定辞退の連絡をすることが怖いので、電話よりもメールでしたいと考える人もいるかと思います。本見出しでは内定辞退を電話ですることのメリットを紹介していきます。

①内定辞退する理由が伝わりやすい

メールで内定辞退の連絡をすると、相手の文章の捉え方によっては誤解を生むかもしれません。しかし、電話は直接相手と話すので誤解を生じる可能性が低くなります。

また、電話で連絡するメリットとして、企業が時間と労力をかけて自分を選んでくれたことの感謝と、内定辞退のおわびの気持ちを確実に伝えることができます。

②メールなどは見落とされる可能性が高い

企業の担当者は業務内容によっては忙しくて、メールを見落としてしまう可能性があります。また、メールが何らかの原因で送信されない場合もありますので、相手に内定辞退の連絡が伝わらない可能性もあります。

ですので、確実に連絡を伝えられるということに関しては、電話のほうがメリットはあります。

内定辞退を電話でする際のポイント

内定辞退を電話で連絡したほうが良いのはわかりましたが、電話で連絡する際の気を付けなければならないポイントはどのようなものがあるでしょうか。本見出しではそのポイントを解説していきます。

①内定辞退が決まり次第早い段階で伝える

先述しましたように、入社直前に内定辞退すると、怒られたり、最悪の場合は損害賠償請求されたりする可能性もあります。ですので、内定辞退を決めたらすぐに連絡をすることが大切です。

また時間を置くほど、より伝えづらく、より気が重くなります。さらに、企業側にも迷惑が掛かりますので、内定辞退を決意したら速やかに連絡を入れましょう。内定辞退は早すぎて悪いことはありません。

②内定を辞退する意思をはっきり伝える

内定辞退の連絡をする場合は、内定を辞退するという意思をはっきりと伝えましょう。その際にあいまいな応対をしてしまうと上手く伝わらずに、企業側は内定辞退されていないと勘違いしてしまう可能性もあります。

またその際、言葉遣いが煩雑にならないように注意しましょう。丁寧な口調で対応することにより、企業側とのトラブルを防ぐことができます。

③理由は当り障りのないものを選ぶ

内定辞退の理由について、あえて自ら伝える必要はありませんが、企業側から辞退の理由を聞かれることもあります。

その場合、相手が納得する形で理由を答えた方が良いと言えます。仮に入社をしなかったとしても、将来的に関わる可能性は否定できないからです。

その際、どのような理由ならば相手が納得してくれるのか、不安な学生もいるかと思います。基本的には、仕事内容や適性などを理由にすべきです。以下の記事では辞退理由から伝え方まで詳しく説明していますので、気になる方はぜひご参照ください。

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④呼び出しに応じる必要はない

内定辞退した際に、企業に呼び出される場合があります。しかし、この呼び出しに必ず応じなければならないというわけではありません。「内定」という段階では正式な雇用関係を結んでいるわけではないからです。

ですので、内定辞退をしたからといって、企業側の言う事を聞かなければいけないかというとそういうわけではありません。賠償や罰則があるわけではないので、呼び出しに行かない場合は毅然とした態度で断ることも必要です。

⑤選考に対する謝礼や辞退のお詫びをする

内定辞退した企業とは、将来何らかの形でかかわることになる可能性もあります。ですので、内定辞退の連絡をする際には、それまでお世話になった感謝の気持ちを込め、最後まで誠意ある対応をおこなうべきです。

後々トラブルに発展しないように、採用担当者に感謝の気持ちを述べ、後味の悪い別れ方にならないようにしましょう。内定を辞退したからといって、その企業とのかかわりがそこで終わるとは限らないということを念頭に、誠意ある態度で接しましょう。

実際に電話で伝える時の例文

冒頭

お世話になっております。○○と申します。先日は内定通知をいただき、ありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討させていただいた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡致しました。

内定辞退の理由

御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。自分の適性、今後のキャリアなどについてあらためて検討した結果、誠に心苦しい限りですがそちらの企業に入社を決意いたしました。

お詫び

本来なら直接おわびに伺うところですが、取り急ぎお電話でのご連絡となりました。選考で貴重なお時間を割いていただきながら、このようなお返事となり、大変申し訳ございませんでした。

どうしても電話で連絡するのが怖い場合

内定辞退を電話ですることが、どうしても怖いという人も少なくないです。その場合はどのような連絡手段となるのか、本見出しで説明していきます。

①メールを送る

内定辞退の連絡手段のひとつとして、メールを送る方法があります。しかし、メールの場合は電話と違い、見落とされることもありますし、うまく伝わらない可能性もありますのでリスクが高いです。

もし、内定辞退のメールをしたが数日たってもない返信がない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡するなどしましょう。必ず、内定辞退の意向が担当者に伝わったことを確認するようにしてください。

②手紙を送る

内定辞退の連絡手段として、手紙を送るという方法も考えられます。手紙の場合は、手書き、そして縦書きで書くことやボールペンで書くこと、修正液を使わないなど、メールと違って決まりごとが多いです。

また採用人数の多い大企業の場合、内定辞退者一人ひとりからの手紙に目を通すのは非常に時間がかかる作業なので避けたほうが良いでしょう。

以下の記事では、内定辞退の手紙は出すべきかどうか、出す場合はどのようなルールを守れば良いのかなど、詳しい内容を説明しています。気になる方はぜひご参照ください。

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まとめ

本記事では、内定辞退を電話でする場合の対処法について、解説しました。内定辞退を電話でするメリットはたくさんありますが、内定辞退の連絡をする際には、感謝の気持ちをもち、最後まで誠意ある対応をおこなうべきです。

企業側は採用にたくさんのお金と時間を注いでいますので、そのことを忘れずに丁寧に対応しましょう。