就活が実って内定を受諾した企業に、卒業証明書の提出を求められることがあります。卒業した高校や大学が近い場合は比較的手に入れやすいですが、遠方の場合は手続きに時間がかかることがあります。ここでは卒業証明書のもらい方と、その際の注意点について解説します。

卒業証明書とは

「卒業証明書」とは、高校や大学といった教育機関で所定の過程を修了し、卒業したことを証明するための書類ですが、発行機会が少ないのでなじみがない人がほとんどでしょう。

大学などを卒業する際にもらえる「学位記」とは異なります。学位記には、学専攻分野の名称、被授与者名、社名、授与機関名、授与機関の長の署名などが記載されます。

転職・就職で卒業証明書が必要な理由

就職や転職により会社に入社するにあたり、卒業証明書の提出を求められることがあります。その理由は、入社する社員に学歴詐称や履歴書上に虚偽がないかをチェックするためです。

そのため、卒業証明書の発行期限も指定されることが多いです。大抵の場合は、発行から6カ月以内のものを求められるようです。

卒業証明書の発行方法

高校や大学を問わず、卒業式当日に卒業証書と一緒に一部の卒業証明書を発行するところが多いようです。しかし卒業証明書の有効期限を3カ月以内にしている学校も多いといいます。

ここでは卒業生が卒業証明書を発行してもらう方法について、説明します。

卒業生は窓口ならすぐもらえる

高校や大学を問わず、卒業生であれば学校の窓口で卒業証明書を発行してもらえます。ただし、即日発行してもらえない大学もあるので、事前の確認が必要です。

また、窓口で卒業証明書を受け取るためには、運転免許証・健康保険証・パスポートといった身分証明書と、300～500円の手数料が必要となります。忘れずに身分証明書を持参しましょう。

卒業証明書は郵送でも発行できる

卒業した高校や大学が遠方の場合には、郵送で発行を依頼することができます。大学の場合は、和文だけでなく英文の卒業証明書を発行しているところもありますが、かかる手数料が異なるので注意が必要です。

郵送で卒業証明書を依頼する方法は以下の通りです。

• 高校や大学の公式サイトから所定の書類をダウンロードする
• 必要事項を記入する
• 発行手数料を支払う
• 返送用の封筒を同封する
• 書類を高校や大学宛に送る

発行手数料については、小型為替を同封する、銀行振り込みにするなど学校によって異なります。事前に公式サイトで確認しておきましょう。

卒業証明書を発行する際の注意点

企業から卒業証明書の提出を求められた場合、期限が設けられるのが一般的です。そのため、間に合うように準備をしなければなりません。

ここでは、卒業証明書を発行する際の注意点について説明します。

郵送だと日数がかかる

卒業証明書を郵送で依頼する場合、出身校まで届く時間、書類を作成し厳封したうえで返送してもらう時間が必要なため、日数がかかります。

さらに英語での卒業証明書の場合は、和文のものより時間がかかる可能性が高いので注意しましょう。

500円程度の発行費用がかかる

もらっていない卒業証明書を発行するのであっても、卒業後に依頼をする場合は発行手数料が必要です。300～500円が相場といわれています。

この他に、返送用の封筒に貼る切手代なども必要なので覚えておきましょう。

代理人でも発行可能

卒業証明書は、代理人でも発行が可能です。ただし、卒業生本人による申請が原則なので、やむを得ない事情がある場合と定めている学校もあるようです。

そのため代理人が依頼する場合は、卒業生本人確認書類のコピーを用意し、委任状と共に提出するのが一般的です。

在校生はいつから発行できるか

大学生の場合は、卒業式を待たずに卒業証明書を受け取ることが可能です。

慶応大学を例にあげてみると、卒業式は2019年3月25日が卒業式でしたが、卒業証明書の発行期間は同年3月11日～28日となっていました。証明書自動発行機で入手可能だったようです。

卒業式で無料で卒業証明書をもらえる可能性もありますが、企業への提出期限より後になるケースもあります。大学によっても異なるので、在籍校に確認しましょう。

出身校が統廃合している際の対処法

出身校が統廃合されていても、卒業証明書を発行することはできます。しかし、通常より発行に時間がかかります。

統合の場合は統合した学校または近隣の学校に、廃校の場合は学校があった市区町村の教育委員会にまず問い合わせましょう。すると、卒業証明書を発行するか、発行方法を教えてくれます。

まとめ

卒業証明書は、最終学歴のものを提出するのが慣例です。そのため、中学・高校・大学など、依頼先は個人によって異なります。企業には、厳封された卒業証明書を提出する必要があるので、期日に間に合うようにしっかり準備してください。