教授からのメールに返信する際の注意点を解説!返信をやめるタイミングは?

大学で教授宛にメールを送るのは少し緊張しますよね。大学の先生に対する講義の欠席や課題の提出期限の交渉などの場合はなおさらかと思います。普段から教授とフランクに話せる関係でも最低限のマナーは守りたいものです。ここでは教授にメールを送る際の基本的なマナーや、教授からのメールに返信する際の注意点、例文についてご紹介します。

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教授からのメールに返信する際の注意点

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①件名は「Re:」がついていて構わない

教授からのメールに返信する場合は、件名を特に編集する必要はありません。なぜなら、"Re:"がついていることで、教授側から見ると、何のメールへの返信なのかが一目で分かるからです。教授からのメールの返信の返信の...と続いてしまい、鬱陶しいほど「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにします。

返信の場合は、相手のメールを抜粋引用すると、何についての回答かわかりやすくなります。引用する際は「>」「>>」といったマークを文頭に置き、適度な抜粋引用を活用してみましょう。

②返信は翌日までにする

メールの返信に時間が空きすぎるのは失礼です。緊急ではない場合でも、メールを受け取った翌日までには返信しましょう。もし、メールの内容がすぐに回答できないような質問だった場合でも、すぐには回答できない旨を伝えるメールをなるべく早く送るようにしましょう。

教授とチャットやラインでやり取りすることがある人もいると思いますが、だからこそ届いたメールをほったらかしにするようなことが無いよう、気を付けましょう。

③自分から送る場合は大学用のメールアドレスを使用する

大学では基本的に大学用のメールアドレスでやり取りをするのが無難です。メールアドレスでどの生徒かが特定できるので、教授とのやり取りも、大学のメールアドレスを使うようにしましょう。キャリアのアドレスの場合、スパムメール対策に引っかかり、迷惑メールとして振り分けられてしまうかもしれません。

万が一教授の方から別のアドレス宛にメールが来た場合は、わざわざ大学用のアドレスから送りなおす必要はありません。

教授に質問メールを送る際には以下の記事が役立ちます。「何を聞きたいのか」質問を明確に言語化することが重要です。

教授からのメールに返信する際の構成

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普段から大勢の生徒を相手にして、忙しくしている教授の場合、件名や本文が分かりにくいと、こちらの思う通りの行動をとってもらえない可能性もあります。何度もメールでやり取りをするような手間を取らせないためにも、一目で分かるような構成のメールを心がけることが大切です。

①件名

例:

「Re:来週のゼミで配布するレジュメについて」

件名はメールの内容を具体的、簡潔に表したものにしましょう。例えば、"11月4日〇〇論の講義についての質問です"など、件名だけ見れば、何についてのメールであるかが分かるようにします。

②宛名

例:

「〇〇先生/〇〇教授」

教授宛の場合、"様"をつける必要はありません。以下の記事では、「御中」や「様」などの敬称の使い分け方について詳しくまとめています。宛名の敬称に何を使えばいいのか自信のない方はぜひお読みください。

③挨拶

例:

「お忙しいところ失礼いたします。

 〇〇学科3年の〇〇〇〇(学籍番号999999)です。」

"お忙しいところ失礼します"や"お世話になっております"がどんなシーンでも使えるため便利です。名乗る部分では、学部・学科・学籍番号を添えましょう。大人数の授業では、教授が1人1人の学生を覚えておくことは難しいです。

④本文

例:

「来週のゼミで配布するレジュメについて2点質問です。

 1.部数はいくつ用意しておきましょうか。

 2.書式に指定はありますでしょうか。

 今週中にお返事頂けますと幸いです。」

本文はできる限り簡潔に書きます。メールの本文がだらだら続いてしまうと、とても読みづらいです。箇条書きなどを使用して見やすく記載しましょう。お願いがある場合は、"いつ"、"どこで"、"誰が"、"何を"を明確に伝えるよう気を付けましょう。

⑤締めの言葉

例:

「よろしくお願いします。」

基本的にメールの締めの文章は、"よろしくお願いします。"で問題ないでしょう。

教授は社会人歴が長く、礼儀作法に厳しい方であればメールの最後の締めは「恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」などかための文章がおすすめです。

⑥署名

本文の最初で名乗っていても、必ずメールの締めの後に著名を入れましょう。

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「〇〇大学~~学部□□学科 ●年

 〇〇〇〇(フルネーム)

 メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

 携帯電話:090-××××-××××」

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大学用のメールに署名登録をしておけば、送信する全てのメールに自動で署名が記載され、便利です。以下の記事では、就活で使うメールの署名について、正しい書き方を紹介しています。書き方を間違えると送り先に対して失礼になることもあります。

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。