内定通知書とは?返信方法やケース別の対処法について解説します!

「内定通知書」とは、企業が学生に内定を出したことを証明する書類です。この記事では内定通知書に類似する書類やそれぞれの特徴・内定通知への正しい返事の仕方などを紹介します。内定通知書の扱い方は、入社後のビジネス書類の扱い方に通じる部分もあるので、その正しい扱い方を学びたい方はぜひご一読下さい。

内定

内定通知書とは

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「内定通知書」とは、企業が選考を通過した学生に対して、内定を与えたことを証明する書類です。

内定通知書の交付自体は、企業が法的に義務付けられているものではなく、交付しない企業もあります。ただし、内定の通知を行ったことを証拠付けるものになるので、内定通知書を受け取った場合は、しっかりと保管しておくべきです。

この記事では内定通知書にまつわる対処方法や、正しい返事の仕方について紹介しますが、まずはそもそも「内定」とは何なのか、また内定通知書に類似するいくつかの書類の特徴や扱い方について紹介します。

内定の法的意義

そもそも「内定」とは、企業からの内定通知に対して、学生側が承諾書に記名・押印した書類を返送することで、お互いに労働契約への意思を確認した状態のことを言います。

「内定」は、法的には「解約権留保付労働契約」と呼ばれます。「解約権留保付」とある様に、実際の入社日までに各企業で定めた「内定取り消し事由」に抵触した学生に対して、内定取り消しが出来るということです。

よく似た言葉に「内々定」という言葉もあります。日本経済団体連合会では内定通知は10月1日以降に出すよう決めており、それよりも前に内定を出す場合は「10月1日に内定通知を出す」という、「内定の内定通知」として内々定を出します。

内定通知書の記載内容

内定通知書には以下の内容が記載されていることが多いです。

  • 入社日
  • 入社日に必要な書類
  • 内定取り消し自由

シンプルに上記項目のみです。特に、内定通知書が届いてから入社日までは期間が空いているため、内定者は必要な書類の準備を前広にしておくことをおすすめします。

また、内定取り消し自由は必ずその場で確認しておくようにしましょう。事由該当後に「知りませんでした」では済みません。

内定通知書と類似書類の違い

次は、内定通知書のよく似た就活関連で登場する書類をいくつか紹介します。

ここでは「採用通知書」「内定承諾書」「内定証明書」の3つを紹介します。これらはいわば形式的に交付されるものと、学生側が記名・押印などをする必要がるものもあるので、各書類の性質を正しく理解しておく必要があります。

採用通知書

「採用通知書」は「内定通知書」と同じと考えて問題ありません。

「採用通知書」の役割も「内定通知書」と同様に、企業が学生に内定を出したことを証明する書類ですが、企業側に法的に交付義務があるものではありません。

同じ役割を果たす書類でも企業によって呼び方が異なるだけであったり、「内定通知書→内定承諾書の返送→採用通知書」という順で書類を送る企業もあります。どちらにしても「採用通知書」は内定の事実を証明する書類以外の役割はありません。

内定承諾書

「内定承諾書」は、学生が企業から出された内定通知を承諾することを証明するための書類です。

この書類は非常に重要で、多くの場合、何らかの形で企業から内定を通知された後に自宅に内定承諾書が郵送されます。学生はこの書類を確認次第、記名・押印して内定承諾の意思を企業側に示す必要があります。

内定承諾書の返送が送れると、企業側に悪い印象を持たれ、入社後の人事考課に影響する1つの材料にもなりかねないので、扱いに注意が必要な重要書類です。

内定証明書

「内定証明書」は、名前の通り内定を証明する書類で、多くの場合内定式で授与されます

この書類の役割は「採用通知書」「内定通知書」と同じで、企業が学生に内定を出したことを証明する書類ということで、「内定証明書」も企業側に法的に交付義務があるものではありません。

イメージとしては、大学の卒業式に授与される「卒業証書」と同じで、持っていることで内定を通知された証明にはなりますが、その後に記名・押印などの手続きが発生するものではありません。

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。