書き方付き|卒業証明書を郵送で発行・企業に郵送の2パターンを解説!

就活や転職では卒業証明書を郵送で発行する、企業へ郵送で提出するという機会があります。しかし発行の方法や手順に迷う人は多いでしょう。企業へ提出するときのマナーや宛名の書き方がわからないという人もいます。今回は卒業証明書の郵送について解説します。就活時に必要な知識ですのでぜひ参考にしてください。

提出書類

卒業証明書の郵送には2つの意味がある

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卒業証明書は、その人が大学や高校を卒業したことを証明するための書類です。卒業した学校へ申請をすることで発行されます。

卒業証明書を郵送する場合のパターンは主に2つです。以下では卒業証明書を郵送する場面について解説します。

パターン①|大学の卒業証明書を郵送で発行する

1つ目は、卒業した学校へ卒業証明書発行の申請をして、郵送で発行してもらうという場合です。卒業証明書は卒業生本人が申請をしなければ発行されることはありません。

卒業証明書は窓口や郵送で申請できますが、受け取りは基本的に郵送となります。これは卒業証明書がすぐに発行できるものではなく、申請から発行までに時間がかかるためです。

卒業証明書発行の申請から、数週間~1ヶ月ほど時間がかかることも多く、卒業証明書の準備ができ次第、登録されている住所へ郵送されます。

パターン②|就活や転職で企業に卒業証明書を郵送する

2つ目は、就活や転職で企業に卒業証明書を郵送するという場合です。企業は、就活生や転職者を採用するときに、最終学歴の確認をすることがあります。その場合に学歴の証明をするのが卒業証明書です。

就活や転職で卒業証明書の提出を求められる場合、面接時に持参するよう指示されることもありますが、履歴書と一緒に郵送するよう求められることも多くあります。

この場合に、卒業証明書を郵送することになるのです。

大学の卒業証明書を郵送で発行する手順

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ここからは、実際に卒御証明書を発行する手順について解説します。準備するもの・卒業証明書の入れ方など、を確認しておきましょう。

手順①|封筒を用意して宛名を書く

まず1つ目は「封筒を用意して宛名を書く」という手順です。

封筒の色は茶色または白を使います。茶封筒よりも白封筒の方が目立ちますし、丁寧な印象にはなりますが、大学へ送るものですのであまり神経質になることはありません。

形や大きさは、A4サイズは角形2号・20号・A4号、B5サイズは角形3号・4号がおすすめです。封筒のサイズは封筒のパッケージに記載されているので確認してください。

また、発行した卒業証明書を返信してもらうための返信用封筒が必要となり、合計で2部必要となります。自分の住所と名前を書いて中に入れます。返信用の封筒は折って入れて良いため、郵送する封筒と同じ封筒で問題ありません。

手順②|同封物を用意する

2つ目は「同封物を用意する」という手順です。卒業証明書の申請に必要なものがあれば、返信用封筒と一緒に入れて郵送します。

以下では、一般的な卒業証明書発行に必要な同封物を挙げています。尚、大学によっては同封する物が異なる場合もあるので、HPなどで確認をしておいてください。

大学HPからダウンロードした申請書

卒業証明書の申請に必要な「申請書」を同封します。この申請書は大学HPからダウンロードできることが多いようです。

申請書には必要事項を記入します。住所などは都道府県から書くようにし、名前の漢字は身分証と同じものを使って正確に書きましょう。

身分証のコピー

身分証は、運転免許証・健康保険証・パスポート・登録済みのマイナンバーカードなどがあります。自分が持っている身分証のコピーを取って、コピーの方を同封しましょう。

上記の身分証を所持していない場合は、他のもので代用できないか大学へ問い合わせをしてください。

証明書発行料金

卒業証明書は有料で発行されます。そのため所定の発行料金が必要です。申請書等に記載されている方法で料金を同封しましょう。

発行料金を現金で同封することはありません。同額の切手などに変えて同封するよう指示をされているはずです。

返送用封筒

大学が発行した卒業証明書を入れて、こちらへ返信するための返信用封筒も同封します。返信用封筒には、自分の住所・名前を書いておきましょう。

この場合、自分の名前に「様」は付けません。名前の後に「行」と書きます。また、住所は略さず、都道府県から建物名まで正確に書くようにしてください。万が一の誤配を防ぐために必要なことです。

手順③|クリアファイルに入れる

卒業証明書の申請に必要なものは、すべてクリアファイルに入れてから封筒に入れます。必ずそうしなくてはならないというわけではありませんが、身分証のコピーや申請書がクリアファイルでひとまとめになっていた方が、大学も安全に管理することができます

クリアファイルは、基本的には透明のものを使います。色付きのものは、大学で処理をするときに文字の確認がしにくく、手間がかかりやすいためです。

手順④|封をして郵送する

必要なものをクリアファイルに入れたら、封をして郵送します。封はきちんとのり付けをするようにしましょう。セロハンテープなどだと郵送中に剥がれることがあります。

のり付けして封をしたら、封の真ん中に「〆」を書き入れておくとさらに良いです。

表書きの住所や宛名に間違いがないか、裏には自分の住所と名前が書かれているか、などを確認して投函します。郵送の料金は中身の重さなどによって異なるので、郵便局で計量をしてもらい、必要な金額の切手を貼るようにしましょう。

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。