突然のメールのポイントとは?|注意点や返信のポイントを解説します!

季節の変わり目は、大学生のみならず社会人も突然のメールを送る機会があります。突然のメールを久しぶりに送る際、件名にお詫びや失礼しますと書くべきか悩むと考えられます。本記事では、まず突然のメールを送る際のポイントや注意点、続いて、突然のメールに返信するポイントや例文を解説致します。

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突然のメールにはマナーがある

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一定期間やり取りをしなかったり、これまで接点がない人に突然のメールを送るとなると、どう書けば失礼でないか疑問に感じると考えられます。

例えばメールのマナーと言っても、書き手と読み手に分類することが可能であり、注意点を網羅して突然のメールを送ることが推奨されます。

以下の見出しでは、突然のメールのポイントと注意点をそれぞれご紹介します。

突然のメールのポイントと注意点

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この見出しでは、突然のメールのポイントと注意点をそれぞれ解説します。メールを書く際にはぜひ参考にしてください。

突然のメールのポイント

以下では、突然のメールのポイントを3つお伝えします。突然のメールでは、受取主の状況や心情を考慮してメールを書く必要があります。

  • 送り主が誰なのかわからない
  • なぜ突然メールが送られたのかが気になる
  • 突然のメールで何をして欲しいのかが不明

例えば、突然のメールを受け取った場合の要素としてはこれらが挙げられますが、送り手として全てをカバーしておくように気をつけましょう。

ポイント①|背景を端的に述べる

1つ目のポイントは、背景を端的に述べることです。背景とは、どのような経緯によって突然のメールを送ることに至ったかということです。

例えば、以下のようなメールが届いてあれこれと依頼事項が書かれていた場合、不安を感じて削除してしまう人が多いと考えられます。

  • 利用履歴のないサービスの営業メール
  • 身に覚えのない人や会社からの連絡

しかし、なぜ突然のメールを送ったのか背景を説明することで、怪しい人ではないと相手に信じてもらう第一歩に繋がると言えるでしょう。

ポイント②|目的を明確に伝える

2つ目のポイントは、目的を明確に伝えることです。突然のメールを送る場合、自分と相手に何かしらの目的があると考えられます。

以下のように、要望が目的のケースでは以上3つのパターンが想定されますが、主語述語に気をつけてメールの送付目的を述べるようにしましょう。

  • 相手に何らかの行動を頼んでいる
  • 自分の目的のため相手のサポートが必要
  • 自分と相手で一緒に何かをしたい

また相手へ依頼したことに条件を貸したり、期日を設けた場合にはそれらを考慮して対応してもらえるよう、注意喚起してはいかがでしょうか。

ポイント③|今後の展開に少し触れる

3つ目のポイントは、今後の展開について少し触れることです。今後の展開とは、メールの後に何をどうするかとも言い換えることができます。

例えば、考えられるパターンとしては以下の5つが挙げられます。

  • アポイントを取りたい
  • 電話で話したい
  • 訪問する機会が必要
  • 住所を聞き書類を送付する予定
  • 連絡に対してメールでの返事がほしい

受取主は、その情報も考慮した上で返信内容を準備できるので、親切なだけでなく効率的なやり取りを行う方法を考えてみてはいかがでしょうか。

突然のメールの注意点

以下では、突然のメールの注意点を3つご紹介します。突然のメールでは、相手へ敬意を持って接することを最優先にしましょう。

  • 誤った敬語だらけの文章表現である
  • 命令や指示だと受取主が感じてしまう
  • 用事だけ単調に伝える内容である

このように、突然のメールから相手が不快感を抱いてしまうと、返信が受け取れなくなる可能性も高くなると考えられます。

注意点①|敬語表現に気をつける

1つ目の注意点は、敬語表現に気をつけることです。敬語とは尊敬語、謙譲語や丁寧語にて相手に敬意を表す文章表現を指します。

  • 二重敬語を誤って使わない
  • 尊敬語と謙譲語を逆に使わない
  • 丁寧語が多すぎて不自然にならない

よくある間違いとしては、二重敬語や尊敬対象を誤った使い方ですが、丁寧すぎる表現も違和感しかないので避けることが推奨されます。

敬語表現に自信のない方は、基本的な敬語表現を再確認したり敬語表現のミスを調べてメールを書くなどしてみてはいかがでしょうか。

注意点②|理由とともに要望を書く

2つ目の注意点は、理由とともに要望を書くことです。ここで言う要望とは、突然のメールを通して送り手が受取主に特定の行動を頼むことです。

  • なぜ特定の行動を頼まなければならないのか
  • なぜ特定の行動を受取主に頼みたいのか

突然のメールでは、何かしら急用で頼みごとをせざるを得ない状況が最も考えられますが、理由付けは受取主を説得するための条件になります。

急な内容であっても、納得に足る理由があれば突然のメールで要望を聞いてもらえる確率は高まるので、理由は明確に書くようにしましょう。

注意点③|要望の謝礼を伝える

3つ目の注意点は、要望の謝礼を伝えることです。要望の謝礼とは、突然の依頼を検討して取り組んでくれることに対する感謝の気持ちです。

例えば、以下のような一文をメールの末尾に追記することで、要望に対するお礼を伝えることが期待できます。

  • 突然のお願いを検討頂きありがとうございます
  • 急なご連絡で恐縮ですが、ご検討を頂きありがとうございます

立場の上下に関わらず、お礼を述べることは物事をスムーズに進めて、より良い関係性を築くことにも繋がると覚えておきましょう。

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。