インターン辞退の連絡をメールでする場合の理由の伝え方、注意点を解説します

インターンシップを辞退する場合、メールよりも電話の方が良いか悩む方も多いでしょう。また、その理由やいつまでにしたら良いかなど、気になる方も多いと思います。本記事では、メールによるインターンシップ辞退、キャンセルの方法を、例文をもとに紹介していきます。

就活の悩み

インターン辞退の連絡は電話が好ましい

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ゼミや部活、他のインターンなどが被ってしまうことや体調不良により、インターンシップを急遽辞退せざるを得ない場合もあります。

辞退の連絡はできるだけ早く行う

インターンシップを辞退する場合は、予定が分かった時点でなるべく早く企業へ連絡しましょう。 無断で欠席したり、いつまでも連絡しないのは、社会人として非常識です。

辞退の連絡は電話+メールが理想

インターンシップ辞退の連絡をする方法として、電話の方が好ましい場合とメールでもよい場合があります。どちらの連絡方法がよいのかは、その時の状況によって変わります。

メールの場合は記録として残る点で優れていますが、送信して相手に伝わるまでにタイムラグがあります。

そのため、すぐに連絡を取らなければいけない時や、インターンシップの期日や締め日が迫っている場合は、電話の方が良いでしょう。

また、いつまでに連絡すればよいかは、企業によって異なりますのでインターンシップに申し込む際に確認しておきましょう。

インターン辞退の連絡をメールでする場合のポイント

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しかし、どうしても電話をかけることが難しいという就活生も多いのではないでしょうか。本見出しでは、インターンシップの辞退、キャンセルをメールでする場合のポイントを紹介します。

メールで連絡する場合、以下の5つポイントがあります。

  • 件名
  • 冒頭
  • 内容
  • 締め
  • 署名

件名|用件を記載する

件名は一目でどのような要件のメールかわかるようしましょう。

  • 件名|インターン辞退に関するご連絡

件名が明記されていると、担当者がメールを開く際の優先度も高くなり、連絡が伝わっていないという事態を防ぐこともできます。企業には沢山のメールが届きますので見落とし防止にもなります。

冒頭|企業名と挨拶文を書く

企業へのメールを送る際、冒頭にはまず以下の2つの要素を明記します。

  • 宛先
  • 挨拶文

最初に宛先を明記し、その後に挨拶文や本題へと入ります。

で記入しましょう。例えば「株式会社」を「(株)」と省略するのは失礼になりますので気を付けましょう。また、宛先は詳細にかつ正式名称部署名と、分かる場合は担当者名は必ず記述します。

挨拶文は「お世話になっております」程度でも構いませんが、入れ忘れに注意しましょう。

内容|インターンシップを辞退する理由を述べる

内容にはインターンシップを辞退、キャンセルする理由を書きましょう。体調不良の場合や、家庭の事情などの場合は、そのまま伝えればよいのです。

しかし、他の企業のインターンシップと重なってしまった場合や、他の企業の選考試験と重なってしまった場合などのときは「一身上の都合により」としましょう。

締め|謝罪の言葉を付記する

企業の担当者に不快な印象を与えない為にも、謝罪の気持ちを表す言葉を入れましょう。また、電話でなく何故メールで連絡したのか、その理由がない場合はメールでの連絡となってしまった旨も謝罪しましょう。

伝え方によっては悪い印象を与える場合もありますので、丁寧に誠意をもって対応しましょう。

署名|自分の所属・連絡先を書く

文の末尾に署名を入れることを忘れてはいけません。署名には以下の情報を正確に記入しましょう。

  • 学校名・学部名
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

万が一、相手先の企業が連絡を取りたい場合、連絡がつかないと失礼になってしまいます。そのようなことがないように、特に電話番号や住所など、間違いがないか確認しましょう。

以下の記事ではメールを送る際の署名に関して詳しく解説しています。メールを送り慣れていない就活生は気を抜きがちなポイントですので、署名まで気を配ると丁寧な印象を与えることができます。

監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。

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